Grundlage des gesamten digitalen Verwaltungshandelns in Hessen bilden der E-Government-Masterplan und die Digitalstrategie der Hessischen Landesregierung „Digitales Hessen – Wo Zukunft zuhause ist“ aus dem Jahr 2021. Die Zielrichtung dieser Strategie haben Volker Bouffier, Hessischer Ministerpräsident von 2010 bis 2022, und Prof. Dr. Kristina Sinemus, Hessische Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung, wie folgt formuliert: „Sie ist der Fahrplan für die Vision von einem Hessen in 2030, in dem jede Bürgerin und jeder Bürger neueste digitale Technologien selbstverständlich und souverän im Berufsleben und im Alltag nutzt […]“. Dies gilt auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landesverwaltung. Seit Inkrafttreten des E-Government-Gesetzes ist der Rechtsrahmen für die elektronische Kommunikation und Aktenführung gegeben. Zentrale Bausteine für das digitale Verwaltungshandeln sind die Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems und die Einführung eines landesweiten Standards für die elektronische Aktenführung und elektronische Vorgangsbearbeitung.
DMS 4.0
Digitalisierung nach Masterplan
Die Digitalstrategie ist der Fahrplan für die Vision von einem Hessen in 2023, in dem jede Bürgerin und jeder Bürger neueste digitale Technoligen selbstverständlich und souverän im Berufsleben und im Alltag nutzt.
Elektronische Aktenführung qua Gesetz
Entsprechend dem Rechtsstaatsprinzip greift für die öffentliche Verwaltung eine Vorgabe, die maßgeblich für das Aktenmanagement aller Länder ist: der Grundsatz der Aktenmäßigkeit. Er verpflichtet Behörden, Akten zu führen und darin ihr Handeln vollständig, nachvollziehbar und transparent zu dokumentieren. Basis für die rechtskonforme elektronische Verwaltung von aktenrelevantem Schriftgut ist die elektronische Akte (E-Akte), die unter Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems geführt wird. Die Mindeststandards für die Aktenführung gibt der Erlass zur Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen (Aktenführungserlass – AfE) vor, in dem die Anforderungen zur Bearbeitung, Aufbewahrung und Aussonderung von physischen und elektronischen Akten, Vorgängen und Dokumenten beschrieben sind.
Weiterhin wurde seit dem 1. Januar 2022 mit dem Hessischen E-Government-Gesetz (HEGovG) die rechtliche Grundlage und zugleich die Verpflichtung für die elektronische Aktenführung und Abwicklung von Verwaltungsprozessen auf Landesebene geschaffen. Das HEGovG verpflichtet grundsätzlich alle hessischen Behörden, ihre Akten elektronisch zu führen, um einen schnellen, ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente und Informationen zu ermöglichen.
Dokumente revisionssicher speichern
Bei der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit werden mitunter Medien wie etwa SharePoint-Plattformen zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten genutzt. Diese Art der Dokumentenbearbeitung kann nicht mit einer revisionssicheren elektronischen Aktenführung gleichgesetzt werden. Eine Speicherung aktenrelevanter Dokumente außerhalb des dafür vorgesehenen DMS ist nicht zulässig. Die Office-Integration des DMS 4.0 ermöglicht die Veraktung von Dokumenten aus Office-Produkten und aus SharePoint, sodass eine komfortable, einfache Lösung zur Veraktung von aktenrelevanten Dokumenten besteht.
Weitere Informationen rund um das DMS 4.0 bietet eine eigens erstellte ThemenseiteÖffnet sich in einem neuen Fenster im Mitarbeiterportal der Hessischen Landesverwaltung. Dort finden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alles, was sie über das DMS 4.0 wissen sollten – von den wichtigsten Funktionalitäten über ein kompaktes Erklärvideo bis hin zu Informationen zu Schulungsangeboten.
Autorinnen des Beitrags
Ines Dorn
Kommunikations- und Akzeptanzmanagement, Projekt „DMS-Modernisierung“
Stefanie Reitz
Kommunikations- und Akzeptanzmanagement, Projekt „DMS-Modernisierung“