Illustration mit einem knienden Mann und einer übergroßen Lupe, in der ein extrem vergrößertes Auge zu sehen ist — © HMdIS

DMS 4.0

Aktenführung per Webanwendung

Mit dem neuen Dokumentenmanagementsystem DMS 4.0 lassen sich bisher in Papier abgewickelte Verwaltungsprozesse durchgängig digitalisiert, vernetzt und medienbruchfrei gestalten. Technisch basiert das DMS 4.0 auf einem Standard-Softwareprodukt, das die alltägliche Verwaltungsarbeit moderner, flexibler und sicherer macht. Grundlage dafür ist eine browserbasierte Webanwendung für den HessenPC.

Userfreundlichkeit und Effizienz im Fokus

Das neue DMS 4.0 zeichnet sich durch eine Reihe von Funktionalitäten aus, welche die Verwaltungsarbeit erleichtern: Mit Hilfe des Single-Sign-on-Verfahrens (SSO) müssen Anwenderinnen und Anwender nur einmalig ihre Zugangsdaten samt Passwort eingeben und sind damit künftig nach dem Starten des HessenPC automatisch im System angemeldet. Eine zentrale und übergreifende Suche erleichtert es, Akten, Vorgänge und Dokumente schnell zu finden. Außerdem können die User ihre Dokumente direkt aus den Office-Programmen (wie z. B. Outlook oder Word) heraus verakten. Das DMS 4.0 bietet eine moderne und intuitive Benutzungsoberfläche, die von den Anwenderinnen und Anwendern individuell an ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Des Weiteren macht eine standardisierte Schnittstelle die Anbindung von Fachverfahren möglich. Der Zugriff auf die E-Akte wird damit einfach und komfortabel.

Datenschutzkonform, barrierefrei und sicher

Das DMS 4.0 erfüllt die geltenden Bedingungen zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit des Landes. Das Projekt „DMS-Modernisierung“ wird eng vom Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) begleitet. Er hat die technischen Funktionalitäten und die organisatorische Umsetzung des neuen DMS 4.0 auf datenschutzrechtliche Konformität geprüft und bestätigt. Auch der Hauptpersonalrat des Hessischen Ministeriums des Innern und für Sport (HMdIS) ist in die Einführung des neuen DMS 4.0 eingebunden. Das System ist in seiner Anwendung zertifiziert barrierefrei und ergonomisch gestaltet.

„Mit dem DMS 4.0 bekommen wir ein überzeugendes DMS-Produkt für die digitale Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in der hessischen Landesverwaltung. Die umfangreichen Funktionalitäten und die moderne, intuitive Benutzungsoberfläche liefern einen großen Mehrwert für unseren Arbeitsalltag als Landesbedienstete. Dieser wird vereinfacht und das Land hierdurch in der Zusammenarbeit gestärkt. Uns ist bewusst, dass das neue System und die digitale Aktenführung und Vorgangsbearbeitung eine große Veränderung bedeuten. Das Hessische Finanzministerium und das Hessische Innenministerium als Auftraggeber des Projekts werden zusammen mit den Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeitern die Weichen dafür stellen, die behördlichen Einführungsprojekte bestmöglich auf dem Weg zum erfolgreichen Einsatz des DMS 4.0 zu unterstützen. Die Einführung des neuen Systems ist ein wichtiger Meilenstein für die Digitalisierung im Land und die elektronische Aktenführung, zu der wir als Landesverwaltung gesetzlich verpflichtet sind. Ein zukunftsfähiges DMS bildet hierfür das Fundament."

Zur Person: Ralf Stettner ist Leiter der Abteilung VII (Cyber- und IT-Sicherheit, Verwaltungsdigitalisierung) im Hessischen Ministerium des Innern und für Sport und CISO der hessischen Landesverwaltung.