Verwaltungsdigitalisierung

Die erfolgreiche Verwirklichung des Onlinezugangs zur Verwaltung verlangt das orchestrierte Zusammenwirken von Ministerien und Behörden auf Bundesund Landesebene, der Kommunen und nicht zuletzt von Full-Service-Providern wie der HZD, die strategisch beraten, in der Realisierung unterstützen und digitale Bausteine für die OZGUmsetzung entwickeln. In Hessen werden für diesen anspruchsvollen Prozess alle Kräfte gebündelt. Die HZD agierte in diesem Transformationsprozess mit ihrer Erfahrung und Expertise auch 2021 als zentraler Digitalisierungspartner der Ministerien und Ressorts.

Die HZD als Digitalisierungspartner der Ressorts

Die Strategie „Digitale Verwaltung Hessen 4.0“ rückt die Nutzenorientierung in den Mittelpunkt und gibt die Maßnahmen für die IT vor, mit denen die Digitalisierung der Geschäftsprozesse der Verwaltung gelingen kann. Am sichtbarsten wird die Umsetzung dieser Strategie im Kontext des Onlinezugangsgesetzes, zu dessen Umsetzung die HZD im Auftrag der federführenden Ressorts entscheidende Lösungsbausteine beiträgt.

Übergeordneter Projektrahmen

Die HZD hat in der Abteilung Landesverwaltung einen selbstständigen und übergeordneten OZG-Projektrahmen geschaffen, in dem standardisierte Prozesse für die OZG-Leistungsumsetzung erarbeitet und in 2021 weiterentwickelt wurden. Die HZD stellt einen Programmmanager als koordinierende Ansprechperson für ihre Auftraggeber, das Hessische Ministerium des Innern und für Sport (HMdIS) und die Hessische Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung (HMinD). Der Programmmanager nimmt die Abstimmungen und gemeinsame Projekt- und Aufgabenplanungen sowie die Schnittstelle zwischen HMdIS und HMinD sowie den beteiligten Teams der HZD wahr. Die Ressorts werden bei den einzelnen Leistungsumsetzungen sowie bei der Überführung in den Betrieb von Umsetzungsteams der HZD begleitet, die die Analyse durchführen und den kompletten Ablauf koordinieren. Die Umsetzungsmanagerinnen und -manager verantworten die Erstellung und die Qualität der Lieferergebnisse, die Organisation und korrekte Aufgabenverteilung. Für die Dauer der Umsetzungsphasen vertritt das Management das jeweilige Umsetzungsprojekt gegenüber den internen und externen Stakeholdern in Abstimmung mit der Projektsteuerung des HMdIS. Letzteres beauftragt u. a. die Umsetzungsprojekte bei der HZD, überwacht die Einhaltung der Umsetzungsphasen und ist für die Abnahme oder Ablehnung der Projektergebnisse zuständig. Zum Bereich der Projektsteuerung des HMdIS gehören auch die Ansprechpersonen des HMdIS für die einzelnen Ressorts.

Die Tätigkeiten des Umsetzungsmanagements erstrecken sich über alle Projektphasen hinweg – Planung, Steuerung, Delegation sowie die Überwachung der Projekttätigkeiten inklusive der zur Verfügung stehenden Ressourcen. Zu den Umsetzungsteams gehören

• das Umsetzungsmanagement,
• die FIM-/Business-Analyse,
• das Formulardesign,
• die Qualitätssicherung und
• das Anwendungsmanagement.

Die HZD stellt diese Expertenrollen für die OZG-Leistungsumsetzung zur Verfügung. Aufgabe der Business-Analystinnen und -Analysten ist die Geschäftsprozess- und Anforderungsanalyse. Dazu gehören die Erhebung, Erfassung und Analyse der (Antrags-) Prozesse sowie aller Anforderungen der jeweiligen Leistung an eine OZG-konforme Leistung. Der Umfang der FIM-/Business- Analyse richtet sich nach der aktuellen Beschlusslage und Vorgabe der zuständigen Steuerungsgremien des Landes.

HessenDANTE – digitale Antragserfassung des Landes

Ergebnisse aus Norm-, Anforderungs-, Prozessanalyse und FIM-Modellierung sind die Grundlagen der technischen Umsetzung. Die technische Realisierung der Onlineanträge erfolgt über HessenDANTE, der digitalen Antragserfassung des Landes Hessen. HessenDANTE ist selbst Teil des OZG-Projekts der HZD, das die technische Weiterentwicklung und die Koordination mit dem technischen OZG-Betrieb verantwortet. HessenDANTE stellt im Kern die technische Infrastruktur und die notwendigen Softwarekomponenten für den Betrieb digitaler Antragsverfahren zur Verfügung und wird von Formularentwicklerinnen und -entwicklern standardisiert und per Formulardesign technisch umgesetzt. Dazu kommt die Einbindung unterschiedlicher Schnittstellen, die für die Antragstellung benötigt werden, etwa zur Weitergabe der erfassten Antragsdaten an die Fachverfahren, die z. B. mit der FISBOX ® betrieben werden.

Neben HessenDANTE ist ab August 2021 mit EfADANTE eine weitere Plattform in den Pilotbetrieb gegangen. Nach dem EfA-Prinzip erstellt und betreibt Hessen zentral Antragsverfahren zur Ausfuhr von Kulturgütern, Medizinprodukten und Arzneimitteln für mehrere bzw. alle Bundesländer.

Mit Blick auf das Jahr 2022 sind die zentralen Aufgaben der HZD – neben der Umsetzung der OZG-Leistungen – die Überführung und Zusammenführung der aktuellen Projekt- und Betriebsstränge in den Regelbetriebskontext der HZD-Verfahrens- und Betriebsabläufe.

FISBOX^® – Lösungsbaustein für digitale Verwaltungsprozesse

Mit der FISBOX^® bietet die HZD eine standardisierte, flexible SaaS-Lösung (Software-as-a- Service) für Fachinformationssysteme und damit eines der zentralen Digitalisierungs- Werkzeuge zur OZG-Umsetzung. Ihr Funktionsumfang unterstützt in vielfacher Hinsicht die internen Verwaltungsabläufe – von der Antragsprüfung über deren Bearbeitung inkl. Erstellung von Bescheiden bis hin zur Archivierung der Unterlagen in einem Dokumentenmanagementsystem. Auch die parallel zu einem Antragsprozess laufenden Teilprozesse wie Kommunikation, Controlling und Informationsbeschaffung werden vollumfänglich von der FISBOX^® unterstützt. Neben einfachen, standardisierten Geschäftsprozessen kann die FISBOX^s hochgradig individualisierte, komplexe Geschäftsprozesse abbilden.

Rund 50 Mal ist die modular aufgebaute FISBOX^®-Software der HZD bereits im Einsatz. Um diese noch breiter anwenden zu können, werden ständig neue Komponenten entwickelt. 2021 ist u. a. die Integration des Rückkanals – ein Lösungsbaustein der Technischen Digitalisierungsplattform (TDP) – finalisiert worden, mit dem sich digitale Anträge verakten und Bescheide über sichere Kommunikationswege an den Antragstellenden übermitteln lassen. Das Regierungspräsidium Darmstadt setzt diesen Funktionsbaustein im Rahmen des HEBAS-Fachverfahrens ein, das zur Anerkennung ausländischer Berufsabschlüsse in Pflegefachberufen aufgelegt wurde. Außerdem hat die HZD in 2021 mehrere Fachverfahren an HeDok und für Onlineanträge an HessenDANTE angebunden. Angestoßen durch das Projekt Naturschutzregister (NATUREG) wurde für die Anzeige und Bearbeitung von Geometrien zu Sachdaten die GISBOX^® entwickelt und die dafür notwendige Infrastruktur aufgebaut. In 2021 hat die HZD erste NATUREG-Module mit der GISBOX^® bereitgestellt.

Zum Kundenservice rund um die bereitgestellten Fachinformationssysteme zählt auch ein breites Informationsangebot, das die HZD ihren Kunden auf einer E-Learning- Plattform bereitstellt. Seit dem vergangenen Jahr ergänzen neue, teilweise interaktive Lernvideos zur Bedienung der FISBOX^® das vorhandene Angebot – u. a. zum Thema FISBOX^®-HeDok-Schnittstelle.

Bis Mitte 2023 ist zudem die Bereitstellung eines dualen FISBOX®-Clients als Webclient und als ClickOnce-Client geplant. Darüber hinaus werden Anpassungen an den Oberflächen der FISBOX^® vorgenommen, um die Anforderungen der Barrierefreiheit (BITV) zu erfüllen.

TDP – Werkzeugkasten der digitalen Transformation

Bei der Umsetzung der strategischen Vorgaben in eine technische Anwendungs- und Infrastrukturarchitektur spielt die Technische Digitalisierungsplattform (TDP), die die HZD auf- und ausbaut, eine elementare Rolle. In 2020 hat die HZD von der Hessischen Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung (HMinD) den Auftrag zum Aufbau der TDP erhalten. Die TDP schafft die Grundlage für eine schnelle und effiziente Digitalisierung von Prozessen, die bisher analog abgewickelt wurden. Der Anspruch der TDP ist es, als Werkzeugkasten der digitalen Transformation zu fungieren, aus dem sich die Digitalisierungsprojekte nach Bedarf bedienen können. Wie in einem realen Werkzeugkasten liegen im digitalen Pendant die benötigten technischen Standardbausteine einsatzbereit vor. Sie können so kombiniert werden, dass Verwaltungsleistungen in medienbruchfreier, digitaler Form abgebildet werden. Über diese Plattform wird es gelingen, die Komplexität, die oftmals bei der Anbindung von Lösungsbausteinen in Einzelumsetzungen besteht, zu minimieren und infolgedessen die Digitalisierung zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Unter Berücksichtigung der strategischen Rahmenbedingungen der „Digitalen Verwaltung Hessen 4.0“ und technologischer Standards hat die HZD im Jahr 2021 die TDP-Integrationsplattform, auf der Verfahrenscloud Hessen aufsetzend, als hochskalierbare Zentrale Service-Plattform entwickelt. Dabei wurde ein nachhaltiger moderner Architekturansatz auf Basis von containerbasierter Cloud-Infrastruktur unter Nutzung eines CI/ CD-Entwicklungsmodells gewählt, der Anforderungen erfüllt, wie sie z. B. auch in der Deutschen Verwaltungscloud-Strategie verfolgt werden.

Um beim Bild des Werkzeugkastens zu bleiben, galt es auch, den Werkzeugkasten TDP zu bestücken. Das hieß zum einen, wiederverwendbare standardisierte Lösungsbausteine zu integrieren, sodass für diese Bausteine nicht individuelle Kommunikationsverbindungen zueinander erstellt werden müssen. Auf der TDP-Integrationsplattform wurden deshalb Adapter zu diversen Lösungsbausteinen bereitgestellt, die die Datenkommunikation zwischen den Komponenten vereinfachen und steuern. Zum anderen werden auf der TDP-Integrationsplattform auch neue wiederverwendbare Lösungsbausteine selbst entwickelt, wenn es entsprechende Lösungen noch nicht gibt.

Mikroservice Rückkanal

Der erste Baustein, der als Mikroservice auf der Integrationsplattform entwickelt und produktiv gesetzt wurde, ist der Rückkanal. Mit dieser ersten Ausbaustufe ist es bereits gelungen, die Vorgaben des OZG im vorgegebenen Reifegrad 3 zu erfüllen. Das heißt jedoch nicht, dass die TDP bereits vollständig ist. Es gilt nun, sie weiterzuentwickeln und auszubauen, um die Verwaltungsdigitalisierung als zentrale Software-as-a-Service-Plattform zu unterstützen. Entlang der Anforderungen der Verwaltung werden weitere Lösungsbausteine in die TDP integriert. Darunter steht für die zweite Ausbaustufe TDP 1.5 z. B. ein Adapter zum Dokumentenmanagementsystem an, über den die Veraktung komfortabel über angeschlossene Systeme ablaufen kann. Auch die Integration einer Sachbearbeiterkomponente wird umgesetzt, die immer dann zum Einsatz kommen wird, wenn für Antragsverfahren kein elektronisches Fachverfahren benötigt wird.

Ausbau und Erweiterungen

Technische Erweiterungen der TDP-Integrationsplattform betreffen u. a. die Möglichkeit, containerbasierte Fremdsoftware auf ihr betreiben zu können. Neue Lösungsbausteine können dann flexibel auf der Integrationsplattform ergänzt und schnell zur Nutzung zur Verfügung gestellt werden. So wird auch der Grundstein gelegt, um mit anderen Bundesländern in den Austausch von containerbasierter Software zu gehen, was auf das Ziel der föderalen Nachnutzung von Lösungen einzahlt. Mit dem HMinD in der strategischen Steuerung und als Auftraggeberin finden in der Projektumsetzung in der HZD auf die in Abstimmung befindlichen Designkriterien und Architekturprinzipien, die z. B. die Nutzung von Open Source oder Cloudleistungen betreffen und die DVH 4.0 ergänzen, ihren Niederschlag.