Das Hessische Landesarchiv (HLA) hat bis dato die Verfahren DIMAG und Arcinsys Hessen dezentral betrieben. 2022 sind beide Verfahren erfolgreich in das Anwendungsmanagement der HZD übergegangen. Dafür wurden sowohl der gesamte Datenbestand als auch die dazugehörigen Fachanwendungen in die HZD verlagert. Die Übernahme erhöht den Zentralisierungsgrad der im Land Hessen betriebenen Verfahren, und das HLA profitiert seitdem vom gesicherten Betrieb durch die HZD.
Magazin
Anwendungsmanagement aus einer Hand
Das HLA existiert in seiner jetzigen Organisationsform seit 2018 und wurde aus den Staatsarchiven Darmstadt und Marburg sowie dem Hauptstaatsarchiv in Wiesbaden zur Einheitsbehörde zusammengefasst. Es steht Interessierten für wissenschaftliche und private Forschungen über die Vergangenheit des Bundeslandes Hessen offen. Das archivierte Schriftgut reicht bis ins 8. Jahrhundert zurück.
Bei digitalem Archivgut wird zwischen zwei Arten unterschieden: Originär digitales Archivgut liegt ausschließlich in digitaler Form vor, wie beispielsweise der Abzug einer elektronischen Akte. Die sogenannten Digitalisate hingegen lagen ursprünglich analog vor (zum Beispiel als historische Urkunde in Papierform) und wurden dann digitalisiert. Während digitales Archivgut im Digitalen Magazin (DIMAG) vorgehalten wird, werden die Digitalisate außerhalb von DIMAG abgelegt und über die Datenbank von Arcinsys angebunden. Der Zugriff auf den gesamten Datenbestand, also das digitale Archivgut sowie die Digitalisate, wird ebenfalls über Arcinsys bereitgestellt.
Digital archivieren mit DIMAG
Das Digitale Magazin (DIMAG) unterstützt Archive bei der langfristigen Erhaltung digital gespeicherter Informationen. Das System eignet sich zur Archivierung unterschiedlichster Formate wie Textbeiträge, Fotos, Audiodateien oder Videoclips. Eingesetzt wird DIMAG derzeit vom Hessischen Landesarchiv (HLA), dem Landesarchiv Baden-Württemberg, den Staatlichen Archiven in Bayern, dem Verbund "Digitale Archivierung Nord" sowie Archiven in Österreich und der Schweiz. Die Weiterentwicklung des Systems wird von allen Archiven gemeinsam betrieben.
Online recherchieren mit Arcinsys
Das Archivinformationssystem Arcinsys ist eine Webanwendung, über deren Benutzeroberfläche öffentliche und private Archive ihre Bestände anzeigen können. Es ermöglicht die kostenfreie Online-Recherche in den Beständen aller Archive, die Arcinsys nutzen, wobei die digitalen Archivalien direkt online eingesehen werden können. Als zentrales Fachverfahren bildet Arcinsys darüber hinaus die wesentlichen archivarischen Arbeitsprozesse ab – also die Übernahme von Daten, die Erschließung, Bestandserhaltung und Magazinierung sowie die Nutzerverwaltung. Für die Beschäftigen der Archive stehen bei entsprechender Rollenzuweisung über die allgemein nutzbaren Kernmodule hinaus viele weitere Funktionen wie Sammeländerungen, statistische Abfragen und Export-/Importmöglichkeiten zur Verfügung.
Umzug in die HZD
In einem gemeinsamen Projekt von HLA und HZD wurden Anwendungsbetrieb und Anwendungsmanagement von Arcinsys und DIMAG – das nach seiner Einführung in Hessen vom HLA zunächst inhouse betrieben wurde –, erfolgreich in das Anwendungsmanagement der HZD überführt. Die HZD übernimmt nun die Bereitstellung der Basisdienste (Linux, ESX, Storage, Backup, Netz, Firewall, etc.) und die regelmäßige Prüfung der Verfahren durch ihr Informationssicherheitsmanagement. Das Enterprise Architekturmanagement (EAM) und das zentrale Projektmanagement der HZD waren von Anfang an am Vorhaben beteiligt. Noch vor Bewilligung des Projektantrags wurden in der "Checkliste IT-Architektur" alle relevanten Informationen gesammelt. Die Liste diente als Entscheidungs- und Planungsgrundlage für die IT-Architektur und die Maßnahmen zur Datensicherheit. Es folgte ein projektbegleitender Wissenstransfer über die Inhalte und Funktionen des Verfahrens. Daran beteiligt waren die Projektleitung und das Betriebsteam des HLA, Beschäftigte der Universität Marburg, die designierten HZD-Teams für Betrieb und Anwendung und nicht zuletzt das Kundenmanagement der HZD.
Der Betrieb von DIMAG im Rechenzentrum der HZD ist für uns Neuland. Auch der Umzug von Arcinsys hat eine enge Abstimmung mit allen Beteiligten erforderlich gemacht. Zusammen mit der HZD haben wir uns dieser Herausforderung gestellt und konnten sie gemeinsam erfolgreich bewältigen.
Geregelter Betrieb samt Sicherheitskonzept
Die Prozesse und die Vorgehensweisen für den Anwendungsbetrieb sind in einem Betriebshandbuch festgeschrieben. Dies umfasst die Verteilung der Aufgaben des Anwendungsmanagements auf die HZD und das HLA sowie die Betriebsprozesse des HZD-Rechenzentrums.
Dem erhöhten Schutzbedarf des Verfahrens tragen der eingesetzte redundante SAN-Speicher (der eine durchgängige Verfügbarkeit gewährleistet) und die standortübergreifende Bandsicherung Rechnung. Ergänzend dazu wurde von der HZD ein Sicherheitskonzept erarbeitet sowie ein Penetrationstest durchgeführt, aus dem sich diverse Maßnahmen zur Härtung der IT-Systeme ableiten ließen. Nach deren Umsetzung erhielt das Projekt in 2022 die Produktionsfreigabe.
Autoren des Beitrags
Frank Fries
Lösungsarchitekt bei der HZD
Michael Stark
Projektleiter bei der HZD (jetzt im Landespolizeipräsidium)
Thomas Vogel
Projektleiter im Hessischen Landesarchiv