Ortsunabhängig und nachhaltig – so sieht das Druckkonzept für die hessischen Finanzämter aus. Das Auslaufen der Leasingverträge für die Arbeitsplatzdrucker des Innendienstes wurde als Chance genutzt, um ein neues Druckkonzept umzusetzen: Seit Sommer 2021 steht der Zentraldruck sowie das Drucken über Multifunktionsgeräte im Fokus. Zeitgleich wurde die neue Anwendung „Dialog Dokumenteneigenschaften“ für Office-Dokumente eingeführt.
Technische Anbindung
Der Zentraldruck ist wie zahlreiche andere ressortspezifische Funktionen vollständig in Word integriert und kann für neu zu erstellende Ausgangsschreiben, die auf Landesvorlagen basieren, genutzt werden. Perspektivisch werden auch aus den KONSENS-Fachverfahren heraus generierte Dokumente an den Zentraldruck angebunden.
Flexibler dank Zentraldruck
Durch das neue Druckkonzept verändern sich gewohnte, analoge Arbeitsschritte. Der Zentraldruck erschließt neue digitale Prozesse. Bisher wurden Dokumente zum Korrekturlesen ausgedruckt, händisch zur Schlusszeichnung gegeben oder kuvertiert – zukünftig wird stärker auf digitale Prozesse gesetzt und Ausgangsdokumente werden elektronisch bearbeitet, abgeschlossen und zum Druck sowie Versand gegeben. Jetzt können die Beschäftigten flexibel – sowohl vom Arbeitsplatz im Büro als auch aus dem Homeoffice heraus – drucken. Der Adressblock ist anpassungsfähig konzipiert. So haben die Bearbeitenden alternativ die Möglichkeit, die Dokumente zentral oder auch lokal über das Multifunktionsgerät im Finanzamt auszudrucken.
Verbesserte Druckproduktion
Die für den Zentraldruck vorgesehenen Dokumente werden arbeitstäglich auf einem zentralen Druckserver gesammelt und gehen nach Tagesabschluss in den Druck. Es ist programmtechnisch sichergestellt, dass die zentral versandten Dokumente in der elektronischen Akte gespeichert werden – übersichtlich und gut auffindbar für die Bearbeitenden. Ein weiterer wesentlicher Schritt in Richtung Digitalisierung. Zukünftig soll die „hybride“ Aktenführung (ein Mix aus Papier- und elektronischen Dokumenten) vollständig abgelöst werden.
Fazit
Durch die produktive Zusammenarbeit der Kolleginnen und Kollegen der HZD und Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main konnte den Beschäftigten mit dem Zentraldruck in kürzester Zeit eine Möglichkeit für ein flexibleres Arbeiten zur Verfügung gestellt werden. Die neuen Druckprozesse wurden gut angenommen und sind mittlerweile fester Bestandteil der täglichen Arbeit in den Finanzämtern.