Wenn es darum geht, Vorhaben in die Tat umzusetzen, sehen sich Verantwortliche am Anfang des Prozesses mit der Frage nach der passenden Projektmethodik konfrontiert. Um entscheiden zu können, welche die richtige ist, muss die Projektleitung die Vor- und Nachteile der verschiedenen Vorgehensweisen genau abwägen. Letztendlich ist das Modell am besten, mit dem die gesteckten Ziele unter den gegebenen Voraussetzungen am effektivsten erreicht werden können – und das kann durchaus ein Mix aus klassischen und agilen Ansätzen sein.
Agilität
Klassisch, agil oder hybrid?
Klassische Projektmethodik – sukzessive nach festem Plan
Die klassische Projektmethode wird generell für Vorhaben eingesetzt, die eine Vorausplanung über die gesamte Laufzeit erfordern. Besonders geeignet sind Projekte mit überschaubarer Komplexität, stabilen Rahmenbedingungen und fest definierten Haupt- und Zwischenzielen. Voraussetzung für den Projekterfolg ist ein klarer Konsens zwischen allen Beteiligten sowie Klarheit darüber, welche Ergebnisse erzielt werden sollen. Diese Methode ist prädestiniert für überschaubare Projekte, bei denen planbare Arbeitspakete mithilfe eines Strukturplans bereits zu Beginn erstellt werden können. Auch für Vorprojekte bzw. Prüfaufträge, die komplexere Vorhaben vorbereiten, eignet sich die klassische Projektmethode gut.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| definierte Arbeitspakete, Anforderungen, Abläufe und Verantwortung | veränderte Rahmenbedingungen erfordern oft Neuplanung |
| sequentielle Umsetzung mit verlässlichen Abläufen | Erkenntnisse aus dem Arbeitsprozess fließen nur bedingt ins Projektergebnis ein |
| klar verteilte Rollen | Engagement der Beteiligten meist geringer |
Agile Projektmethodik – flexibel unter Einbeziehung des Kunden
Kennzeichnend für die agile Vorgehensweise sind iterative Planungs- und Umsetzungsphasen mit einer kurz getakteten Abfolge von Arbeitseinheiten. Die Auftraggebenden werden aktiv in den Entstehungsprozess einbezogen, gewonnene Erkenntnisse fließen direkt in das weitere Vorgehen ein. In der Landesverwaltung kommt diese Methode primär bei Entwicklungsprojekten und Projekten von hoher Komplexität zum Einsatz.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| zielgerichtete Handhabung von Abläufen, Ressourcen und Verantwortlichkeiten | Vorgaben des Landes stehen teilweise agiler Methodik entgegen |
| hohe Flexibilität bei veränderten Rahmenbedingungen | erschwerte Kostenplanung und subjektiv unsichere Vertragsgrundlage |
| frühzeitige und kontinuierliche Auslieferung von Ergebnissen | höheres zeitliches und fachliches Engagement für Auftraggebende |
Hybride Projektmethodik – das Beste aus zwei Welten
Um optimale Ergebnisse erzielen zu können, kommt oft eine Mischform aus klassischem und agilem Ansatz zum Einsatz. Die hybride Methodik ist eine gute Wahl, wenn Projekte richtlinienkonform – wie von der Landesverwaltung gefordert – und dennoch flexibel umgesetzt werden sollen. Sie erlaubt eine besonders individuelle Form der Projektarbeit, die Vorgaben und Gestaltungsfreiheit optimal in Einklang bringt.
Bei den anstehenden Vorhaben entscheiden die Projektleitungen individuell, welche Elemente aus agilen Methoden in einen klassischen Umsetzungsprozess eingebunden werden. Von der Zuweisung agiler Rollen über die Einbindung von Ritualen und anderen Agenda-Ereignissen bis zur Verwendung agiler Artefakte ist prinzipiell alles möglich. Was genau in welchem Rahmen verwendet wird, ist im Vorfeld in enger Abstimmung mit den Stakeholdern zu planen. Zum Einsatz kommen die gewählten agilen Elemente primär in der Durchführungsphase, in der das iterative Arbeiten stattfindet. Aufgrund der tendenziell immer weiter steigenden Komplexität und auch der steigenden Anzahl von Schnittstellen gewinnen iterative Durchführungsphasen immer weiter an Relevanz. Auf veränderte Bedingungen kann ohne aufwändige Neuplanung reagiert werden. Dadurch kann das Projekt hinsichtlich des Zeit-und Kostenaufwands zudem besonders effizient abgewickelt werden.
Autorin/Autor des Beitrags
Sabine Spang
Bereichsleiterin Zentrales Projektmanagement bei der HZD
Carsten Möller
IT-Projektleiter Zentrales Projektmanagement bei der HZD