Das EfA-Prinzip als gelebte Praxis

Man mag es kaum glauben: Bis 2018 gab es keinen vollständigen Überblick über die Leistungen der Verwaltung in Deutschland auf kommunaler, Landesund Bundesebene. Das änderte sich mit der Umsetzung der Anforderungen aus dem Onlinezugangsgesetz (OZG). Auf Initiative des IT-Planungsrats bildeten sich Umsetzungstandems aus einem Land und einem Bundesministerium für je eines von 14 Themenfeldern, um für Leistungen aus dem erstellten gemeinsamen Katalog Online-Anträge zu realisieren. Zum Teil folgte diese Umsetzung einem bestechend einfachen Gedanken: Nicht 16 Länder entwickeln separat Antragsstrecken für nahezu identische Verwaltungsleistungen, sondern eines tut dies für alle. Auch wenn sich mittlerweile herausgestellt hat, dass es in der praktischen Nutzung statt aller auch mal nur einige sein können, war der Begriff „Einer für Alle“ geprägt und das „EfA“-Prinzip geboren.

Mit der Übernahme von zwei Themenfeld-Federführungen sowie der Umsetzung weiterer Einzelprojekte spielt Hessen dabei eine aktive und prägende Rolle. Herausforderungen gab und gibt es in dieser neuen Form der Zusammenarbeit genug. Abweichende landesrechtliche Regelungen bei der Barrierefreiheit, abweichende Auffassungen im Datenschutz, vergaberechtliche Vorgaben, gelebte Verwaltungspraxis und wirtschaftliche Interessen bilden ein komplexes Umfeld, das der Einfachheit des EfA-Gedankens entgegensteht. Einige Erleichterungen soll das OZG-Änderungsgesetz mit sich bringen, und auch der IT-Planungsrat arbeitet kontinuierlich daran, die Rahmenbedingungen besser zu machen. So wurde 2023 unter hessischem Vorsitz eine gemeinsame Teilfinanzierung von ausgewählten EfA-Verfahren beschlossen, an der sich der Bund mit 25 Prozent beteiligt. In einer Arbeitsgruppe unter hessischer Leitung wurden gemeinsame Vorgaben und Regelungen für die Abwicklung abgestimmt. Ohne eine zentral dafür legitimierte Stelle, die Standards setzt und Vorgaben macht, funktioniert die föderale Zusammenarbeit, zumindest in größerem Stil, nicht: Gut, dass es den IT-Planungsrat gibt! 

Das Engagement hatte von Beginn an eine strategische Komponente. Denn es war klar, dass die Verwaltungsdigitalisierung aus Ressourcengründen nur gemeinsamen gelingen kann. In der Papierwelt war es unumgänglich, dass in jeder Behörde ein entsprechendes (und gegebenenfalls individuell angepasstes) Antragsformular vorliegt, das bei Bedarf auf den Kopierer gelegt werden kann. Digitale Verfahren müssen zum Teil kostenintensiv entwickelt werden und sie verursachen dauerhaft Betriebskosten. Abgesehen davon sorgt der Fachkräftemangel dafür, dass sich Projekte verzögern und Projekt- und Betriebskosten steigen, weil Fachkompetenzen fehlen und nur teuer eingekauft werden können. Hier verspricht das EfA-Prinzip erhebliche Effizienzvorteile.

Mit der Registermodernisierung kommen fachliche Gründe und sachliche Zwänge für die Zusammenarbeit hinzu: Registerdaten sollen synchronisiert werden, das Once-only-Prinzip verwirklicht und Nachweise zwischen europäischen Staaten elektronisch ausgetauscht werden. Man muss nicht weiter erläutern, dass eine Umsetzung nur im Verbund der Länder und des Bundes möglich ist.

Es gilt daher, die föderale Zusammenarbeit weiter zu stärken und dabei die Erfahrungen und Grundlagen aus der EfA-Umsetzung zu nutzen. Hessen wird dabei auch in Zukunft eine starke Rolle einnehmen. Die Verwaltungsdigitalisierung ist ein Gemeinschaftsprojekt, dessen Gelingen neben guten Strukturen, Regelungen und Rahmenbedingungen eines voraussetzt: den Willen zur Kooperation eines jeden Beteiligten.