Liebe Leserin, lieber Leser,
Verwaltung ohne Akten ist so unvorstellbar wie Frankfurt ohne Skyline. Dabei sind die Zeiten der verstaubten Papierakte – ein gerne bemühtes Bild der Verwaltung – glücklicherweise längst vorbei. Im Zuge einer großangelegten Modernisierungsoffensive ist die Akte heute größtenteils in allen Ressorts digital.
Bei der elektronischen Akte (E-Akte) handelt es sich sowohl um digitale Dokumentensammlungen als auch um deren digitale Vorgangsbearbeitung in entsprechenden Dokumentenmanagementsystemen. Das hört sich erst einmal etwas behäbig an. Dahinter verbirgt sich aber ein spannender und komplexer Transformationsprozess, dessen Wertschöpfungskette weit über das reine Scannen von Papier hinausgeht: Arbeitsabläufe und Prozesse werden neu gestaltet, Zuständigkeiten und Schnittstellen angepasst, ganze Verwaltungskulturen entwickeln sich weiter. Fakt ist: Die digitale Akte ist nicht nur ein technisches Werkzeug, sondern ein zentraler Hebel für eine effizientere, transparentere und zukunftsfähige Verwaltungsarbeit.
Als HZD sind wir aktiv an dieser Modernisierungsoffensive beteiligt. Wir arbeiten an landes- und bundesweiten Standards mit, stellen die notwendige IT-Infrastruktur und Rechenzentrumskapazitäten bereit. Wir sorgen für einen stabilen Betrieb und entwickeln über Ressortgrenzen hinweg Schnittstellen zu Fachverfahren, damit diese reibungslos an die Aktensysteme andocken können.
Das Plus: Digitale Akten beschleunigen Verfahren, entlasten die Mitarbeitenden und schaffen die Voraussetzung für einen leistungsfähigen, transparenten Staat. Zugleich sind sie Treiber für Innovation und Automatisierung, die sich in allen Bereichen der Landesverwaltung spürbar auswirken.
In dieser Ausgabe der INFORM betrachten wir die von der HZD eingesetzten Systeme: von der E-Akte der Justiz über die elektronische Strafakte und die Steuerakte bis hin zum DMS 4.0 und den Datenschutzvorgaben. Sie werden sehen, wie Standards, Schnittstellen und digitale Workflows zusammenwirken, um Verwaltungshandeln grundlegend zu modernisieren.
Ich wünsche Ihnen eine interessante Lektüre.
Ihr
Thomas Kaspar
Chief Technology Officer der HZD