Agilität mit Strahlkraft

Mit der Cloud-Transformation wird sich die HZD fundamen­tal neu ausrichten – tech­nisch, organisatorisch, pro­zessual, personell und kulturell. Bis 2025 soll das Cloud-Ökosystem der HZD stehen. Dieses bildet die techni­sche Basis der digitalen Verwaltung. Damit ist das Programm zur Cloud-Transformation derzeit das strategisch wichtigste Programm der HZD.

Das Programm agil durchzuführen, liegt in der Natur der Sache. Denn inhaltlich geht es darum, dass die HZD zum anerkannten Cloud-Service-Provider des Landes wird, sprich: schnell und flexibel skalierbare IT-Services ent­wickeln und anbieten kann. Dement­sprechend ist Agilität DAS Handlungs­prinzip zur Umsetzung. Und mehr noch: Agilität als Form des Handelns soll sich nicht nur auf das Programm beschrän­ken, sie soll Strahlkraft in die gesamte HZD haben und agiles Arbeiten bereichs- und abteilungsübergreifend weiter etablieren.

SAFe^® im Einsatz

Das Programm Cloud-Transformation baut auf den Ergebnissen des hybrid geführten Vorgängerprogramms „24/7 – Hochverfügbarkeit“ auf, das 2018 im Auftrag des Hessischen Ministeriums für Finanzen (HMdF) gestartet und von der Hessischen Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung (HMinD) übernommen wurde. In diesem wurden u.a. in einem Vorprojekt die Cloud-Strategie und eine Roadmap durch das HMinD, das HMdF und die Direktion der HZD zur Umsetzung verabschiedet. Das Programm 24/7 endete am 31. Dezem­ber 2021; am 3. Januar 2022 startete dann das Programm Cloud-Transformation. Zur Programmkontrolle und -steuerung wurden im Programm Cloud-Transformation von Anfang an agile Projektmanagement-Methoden einge­setzt. Es ist das erste Programm in der HZD, das nach dem agilen Steuerungsmodell mit der Methode SAFe^® geführt wird.

Agilität in Aufbauorganisation und Arbeitsweise

Zur Koordination und Steuerung der Umsetzungsteams und der gemeinsa­men Zielerreichung wurde eine Pro­grammorganisation nach SAFe^® einge­führt, die mit den Umsetzungsteams im stetigen Austausch ist. Die Umsetzungs­teams arbeiten i.d.R. nach Scrum und sind als cross-funktionale Teams aufge­setzt. Dabei gibt es in jedem Team die Rolle des Product Owners und des Scrum Masters. Die Product Owner verantworten die Erstellung und Fort­schreibung des Arbeitsvorrats (Back­log) und steuern dessen Abarbeitung.

Die Scrum Master unterstützen opera­tiv die Anwendung der Methode mit einem „Daily“ (einem täglichen Status­gespräch mit allen Teammitgliedern), der Retrospektive am Ende der 14-tägi-gen Sprints (wie erfolgreich wurde die Methode angewandt) und der gleichgetakteten Reviews (was wurde erreicht). Sie werden je nach Aufgabenschwer­punkt fakultativ durch weitere Teammit­glieder unterstützt.

Rollen

• Der Release Train Engineer steuert die Anwendung der Methode auf der Programmebene, vergleichbar mit den Scrum Mastern in den Umset­zungsteams. So wie die Umsetzungs­teams nach jedem ihrer 14-tägigen Sprints einen Review und eine Retro­spektive durchführen, agiert der Release Train Engineer analog mit allen beteiligten Umsetzungsteams auf Programmebene. Die im Programm Cloud-Transformation festgelegten dreimonatigen Zyklen heißen Programm-Inkremente.
• Das Team Product Management steuert auf der Programmebene über­greifend mit den jeweiligen Product Ownern der einzelnen Umsetzungs­teams, was zu tun ist.
• Das Team Architecture Management interagiert mit den Umsetzungs­teams, damit die jeweiligen Architek­turansätze übergreifend zusammen­passen.
• Das System Team steuert die Bereit­stellung der Infrastrukturen und der Integrationspfade, damit die Projek­te lieferfähig werden und die Ergeb­nisse ihren Weg in die Produktion finden.
• Das Programm Cloud-Transformation geht weit über ein reines technisches Umsetzungsprojekt hinaus. Es wird die HZD als Organisation verändern. Um den Wandel zu fördern, hat die HZD die Programm- und Teamleitungsebene größtenteils mit internen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besetzt und die Programmebene um die beiden Teams Kommunikation/ Akzeptanz und ein Veränderungs­management ergänzt. Sie begleiten den erforderlichen Kulturwandel und treiben ihn voran.

Die Arbeitsweise in SAFe^® ist wie bei allen agilen Vorgehensweisen selbstbe­stimmt und verantwortungsvoll, schnell und flexibel. Sie ist durch ein Mindset geprägt, zu dem u.a. regelmäßige Ab­stimmungen, Transparenz in der Fort­schritts- und Ergebnisdarstellung, Grundsätze wie „Flexibilität niemals zulasten der Qualität“, ständige Weiter­entwicklung, Reflektieren und kontinuierliche Verbesserung (nach dem Prinzip Plan – Do – Check – Act) gehören.

Erste Erkenntnisse aus der SAFe^®-Praxis

Das Programm Cloud-Transformation ist im Juli ins zweite Programm-Inkrement gestartet. Der Fahrplan steht, der SAFe^®-Zug rollt und es liegen erste Ergebnisse vor, die den Weg der Cloud-Transformation ebnen. Zu den Erkenntnissen aus dem ersten Inkrement gehört auch, dass die SAFe^®-Methode und das entsprechende Mindset keine Selbstläufer sind. Orientierungshilfen müssen gegeben und Erwartungshaltungen abgeglichen werden, Teams müssen zusammenfinden. Im Onboarding und in Teambuilding-Workshops werden Hilfestellungen angeboten, sodass der SAFe^®-Zug weiter Fahrt aufnehmen kann.

Autorin/Autor des Beitrags

Janina Einsele
Programmleitung Cloud-Transformation bei der HZD

Peter Lacher
Programmmanagement Cloud-Transformation bei der HZD